Stel. U ontvangt een e-mail waarvan de onderwerplijn u niet meteen veel wijzer maakt. Of een e-mail waarin u eindeloos moet scrollen om te weten te komen waar het over gaat. Vervelend, inefficiënt en nefast voor de motivatie. Wij geven vijf vuistregels voor vlot e-mailverkeer.

1. Maak het onderwerp duidelijk

Een e-mail met als onderwerp 'vraagje'. Juist... Denk dus na over uw onderwerpregel. Een onderwerp dat kort en duidelijk de inhoud van uw e-mail weergeeft, verhoogt de kans dat hij sneller zal gelezen en beantwoord worden.

2. Hou het kort

Een e-mail lezen is vermoeiender dan een print lezen. Wees dus kort en duidelijk en vermijd lange zinnen. Hou het ook zakelijk. Dat uw planten vandaag geen water hebben gekregen, vertelt u best aan de koffieautomaat. Of beter nog: helemaal niet.

3. Zet niet iedereen in cc

Erop los cc'en? Het staat ongetwijfeld in de top-10 van de meest irritante e-mailgewoonten. Denk goed na of iemand uw e-mail echt moet ontvangen (en lezen) vooraleer u hem of haar toevoegt in cc.

4. NIET ROEPEN

Als u kapitalen gebruikt, lijkt het ALSOF U ROEPT. En dat is nu eenmaal niet professioneel. Dat geldt ook voor afkortingen, uitroeptekens en smiley's. 'Grtz' en 'btw' passen niet in een zakelijke omgeving.

5. Breng structuur in de zaak

Opnieuw: lezen van een scherm(pje) is moeilijker dan van papier. Zorg dus voor structuur in uw e-mail. Tussenkoppen, puntjes of nummers maken het leven van wie uw e-mail ontvangt veel gemakkelijker.